なぎにゃぎのにょきにょきにっき

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会議の成功率を上げる5つの方法

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どーも。

なぎにゃぎです。

 

仕事をしていると避けることのできない会議。

忙しいときに限って立て続けに開催される厄介な問題です。

 

僕も主催した会議がグダグダに終わって、多くのメンバーに迷惑をかけたことが何度もあります。

逆に参加したけど何のために出たのかな・・・。って思うような会議もたくさんありました。

 

その苦い経験をもとに少しでも、会議の成功率を上げる5つの方法を考えました。

決められた時間内に次のアクションに繋がる会議にしたいですよね。

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事前準備をしっかりとしておく

会議までに準備しておくべき資料が中途半端になっている。

 

事前に配布しておいた方が良い資料を配布していない。

 

会議のイメトレができていない。

 

このように事前にやっておくべきことを忘れていた会議は9割以上失敗してます。

 

優秀な人が多く会議に参加してくれたときは、奇跡的に最後まで終わりますけどそんなことは稀ですよね。

 

参加者を厳選する

会議の案内をメールするときに、皆さんはどのように参加者を決めていますか?

 

絶対に参加して欲しい人を決めたあとは、こんなこと考えちゃいませんか?

・とりあえず全員呼んでおくか。

・ちょっと不安だから会議に参加してもらおう。

・無視すると面倒だし、、、。

 

僕も上記のように雑に参加者を選んでいた時期がありました。

 

このようになんとなく会議に呼ぶ人が増えてくる場合、無駄に大きな会議室で、無駄に大勢で集まって、無駄な時間を過ごすことになります。

 

会議に参加してもらう人はしっかりと厳選しましょう。

 

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会議の目的を最初に話す

色々な人に声を掛けて集まってもらったけど、この会議で何を決めるの?

 

どこまで話し合えば終わりになるの?

10時から始めて昼休みになったら終わりにしていいの・・・?

 

このような会議も時々ありますね。

 

会議のゴールが曖昧なので話の論点がフラフラしている。

とりあえず就業時間が過ぎるまで会議したけどよくわからん・・・。

 

まずは会議の冒頭で本日決めるべきことを宣言しましょう。

ゴールが見えた状態で会議を行えば、成功に一歩近づくと思います。

 

話が脱線しないように気を使う

会議の主催者よりも、参加者のほうが発言力を持っている場合に起こるケースです。

 

Aについて話し合ってると思ったらBが登場してきて、話がゴチャゴチャしたうちに時間切れー。

 

僕も若いころに全体をコントロールすることに失敗して苦い経験を多くしました(笑)

 

本来だったらBの話は後回しにして、Aを片付けるべきですけど盛り上がってる話を止めるって難しいのです。

 

結局は脱線した内容って、その会議では纏まらないので、腹を括って脱線した話題を次回のテーマに回す勇気を持つしかないですね。

 

会議の情報はその日のうちに展開する

わー。

今日の会議は有意義だったなー。

 

これで終わってしまう人が多くいます。

せっかく決定した会議の内容は、その日のうちに展開しましょう。

 

話し合いの内容を箇条書きでも良いです。

とにかく早いうちに参加者全員にメールして、認識違いなどあればすぐに修正できるようにすべきです。

 

翌日以降になると、参加者の意識にズレが生じることが多くあります。

 

せっかく決まったのに「そんなこと言ってない」なんて言われたら最悪の気分になりますよ。

 

まとめ

今までの会議で失敗した経験をもとに、会議の成功率を少しでも上げる方法を考えてみました。

 

多くの人が残業しないように、忙しく働いていると思います。

そんな人たちを呼んで開催した会議だからこそ、しっかりと成果を残せるように少しの工夫をしていきませんか?

 

無駄な打ち合わせが減れば生産性向上、プライベートの時間も増えてみんなが幸せになれます。

ではでは。