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ストーリーが伝わる資料を作るなら『Google流 資料作成術』は必ず読んでおきたい一冊!!

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どーも。

なぎにゃぎです。

 

仕事をしているとお客さま向け、社内向けなど種類を問わず、資料を作成する機会って結構ありますよね。

 

資料作りって苦手だなぁ。

上司や同僚からわかりにくい資料って指摘される。

 

そんな悩みを持っている人に役立つ本を見つけたので、ご紹介させていただきます。

 

 『Google流 資料作成術』ではExcelをベースにわかりやすい資料の作成方法を紹介しているので、会社の規模に関わらずノウハウを活かすことができます。

※原題は『storytelling with data』なので、Google流って言葉が本のイメージを悪くしてますね。

 

『Google流 資料作成術』を紹介させていただきます。

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よい意思決定をするために必要なこと

より多くのデータを集められるようになっている現代、データを理解する必要性も高まっています。

データを可視化し、ストーリーを語る能力は、よりよい意思決定を導くための鍵なのです。

引用元:Google流 資料作成術

相手に興味を持ってもらう。

その結果、行動を促す。

そのためには、データを集めてExcelにまとめるだけでは不十分。

 

ただデータを見せるだけでなく、データを使ってストーリーを語れるようになることが意思決定を導くためには必要。と著者は語っています。

 

Google流 資料作成術 修正前

引用元:Google流 資料作成術

こちらはただデータをまとめただけの資料。

チケット枚数の推移はわかるけど、この資料をもとに何をすべきか?が見えません。

 

Google流 資料作成術 修正後

引用元:Google流 資料作成術

こちらが修正後の資料。

修正前の資料と比べるとグラフも見やすくなっているうえに、次に繋がるアクションも取りやすい資料になっています。

 

資料を読み上げているだけの研修が面白くないうえに、役に立たないってことと同じですね(笑)

 

わかりにくい資料をもとに、見やすい&わかりやすい資料にするための方法が多く紹介されています。

 

 

データを使ってストーリーを語るための6つのレッスン

ストーリーを語るためのレッスンは、以下のようにまとまっています。

 

コンテキストを理解する

コンテキスト(文脈、背景)の重要性について語られています。

 

「伝えたい相手は?」

「知ってほしいこと、やってほしいことは何か?」

 

上記の内容を意識せずに、誰も読んでくれない資料作っていることってありませんか?

 

相手に伝わりやすい表現を選ぶ

データを表現する最善の方法は?

ビジネスの世界でよく利用される4つのグラフの使い方や具体例を紹介しています。 

 

3Dグラフなど凝ったグラフを使いたくなる人は、そのグラフが本当に必要なのか?を振り返る良い機会になりますよ(*゚∀゚)

 

不必要な要素をのぞく

ページの中に不必要な要素が増えるたびに、認知的負荷を相手にかけることになります。

 

わかりやすい資料を作ろうと思って努力した結果、ごちゃごちゃと詰め込んだ資料にならないように、ページに載せる要素は厳選したいですね。

 

相手の注意をひきつける

サイズ、色、配置などの無意識的視覚情報(無意識に認知される視覚情報)を重要なものにし、視覚と記憶に関する話が紹介されています。

 

注意を惹きつけることで、相手に伝えたいポイントを絞ることができるようになります。

 

デザイナーのように考える

「形式は機能に従う」

相手に何をしてほしいか(機能)を考え、それを実現するための表現(形式)を選ぶ。

 

わかりやすい資料を作るためには、見栄えも大切ということですね。

 

ストーリーを伝える

データを使ったコミュニケーションに適用できる「ストーリーテリング」の紹介。

相手の印象に残るプレゼンを行うために、ストーリーの力を借りましょう。

 

まとめ

 

大きな書店に行くと『Google流~』、『Appleに学ぶ~』、『元Amazon社員が教える~』など有名企業の名前を使ったノウハウ本が溢れています(笑)

 

ただこの手の本で紹介されていることって、その企業だから可能なんだよな。。。って内容が多く役に立ちません。

 

『Google流 資料作成術』は上記のノウハウ本とは異なり、資料を作成する手順として、意識できていたこと、できていなかったことを振り返ることができました。

 

資料を作るのに苦手意識を持っている方は、ぜひ目を通して欲しいと思います。

 

また、著者のブログからは資料作成の解説が載ったExcelをダウンロードできます。

こちらも勉強になったのでおすすめです。

storytelling with data

 

ではでは。